Otimizando o seu tempo | Talks by LEIVA #09
Ferramentas para melhorar sua gestão
previously on Talks by LEIVA…
a história de um design, coleção campestre & o fast homeware
(para falar conosco, responda esse e-mail ou escreva para contato@leivaarq.com)
Quando o assunto é diversidade de programas e aplicativos, os arquitetos entendem, não é mesmo? Mas normalmente estamos tão focados nos projetos em si e nas entregas, que não despendemos do tempo para procurar ferramentas que possam nos auxiliar no gerenciamento do dia-a-dia do escritório, e, quando vamos procurar são tantooooos, que nem sabemos por onde começar. Por isso, hoje trouxemos uma lista das 6 ferramentas que nós usamos aqui, e que podem te ajudar a maximizar a produtividade das funções, além dos projetos.
1 - NOTION
O Notion utilizamos para gestão de projetos e da equipe! Essa plataforma é muito versátil. Nela você pode montar páginas e acompanhar o andamento dos projetos, acompanhar o que cada pessoa da equipe está fazendo e distribuir tarefas.
As páginas são como folhas em branco, onde você pode criar planilhas, textos, pastas e até agenda! Tem vários vídeo no youtube ensinando a mexer na plataforma, e como criar páginas personalizadas. Essa é uma plataforma gratuita até 5 usuários.
2 - CONTA AZUL
A conta azul utilizamos para controle financeiro! Quando começamos a LEIVA utilizávamos várias planilhas do excel para fazer o controle do caixa, mas, anotar cada item manualmente, cálculos e contas para acessar o saldo da empresa, entradas e saídas futuras, realmente era um investimento de tempo. A conta azul sincroniza automaticamente as contas bancárias (mesmo que seja mais que uma), faz os cálculos do fluxo de caixa, cadastro de clientes, vendas e previsão de entradas, e se você dedicar um pouco de tempo para se familiarizar com a ferramenta, até as notas do cliente e as cobranças a plataforma faz e envia diretamente. Foi realmente uma mudança na nossa gestão financeira, e otimizou muito o nosso tempo. Essa é uma plataforma paga - planos da conta azul.
3 - GOOGLE AGENDA
O google agenda utilizamos para controle da agenda da equipe! É uma ferramenta básica, mas essencial para quem trabalha com equipes. Aqui na LEIVA, cada colaborador pode estipular seu próprio horário de trabalho, então com o google agenda, você pode adicionar a agenda de todos os colaboradores e conciliar horários e reuniões.
4 - GOOGLE FORMS
O google forms utilizamos para as solicitações de orçamento! As ferramentas básicas, quando bem utilizadas, facilitam muito o dia-a-dia. Com os formulários, conseguimos todas as informações essenciais para montar uma proposta adequada para cada cliente, otimizando o nosso tempo (e o do cliente).
5 - PLUGA
Utilizamos o pluga para integrar ferramentas! Ter várias ferramentas de gestão já é ótimo, agora fazer com que elas se comuniquem sozinhas, é ainda melhor. Vou dar um exemplo: nosso site de compras online (caso você ainda não conheça, clique aqui) envia automaticamente o pedido do cliente para a nossa plataforma da conta azul, fazendo a nota, e enviando para o e-mail cadastrado. E assim, você pode integrar diversas plataformas diferentes e facilitar o teu dia. Essa é uma plataforma gratuita até 3 automatizações.
6 - CANVA
Utilizamos o canva para criação de conteúdo! Se você ainda não utiliza o canva, precisa conhecer agora!! É uma ferramenta muito prática e de fácil manuseio para criação de conteúdos: desde o instagram até criação de propostas e documentos. Essa plataforma pode ser utilizada de modo gratuito individual, ou, se você quiser criar uma equipe e ter mais acessos, é paga.
Tudo pra deixar esse escritório incrível ainda mais organizado!